Como apagar o dado de um cliente que pediu (LGPD na prática)

Pedido de exclusão parece tarefa simples: acha o registro, apaga, responde o cliente.

Na prática é um rastreamento, e é por isso que tanta empresa demora ou faz pela metade.

Cinco passos.

Passo 1: encontra todas as cópias

O dado quase nunca está num lugar só. Vale procurar em seis:

O banco principal. O óbvio, e o único que a maioria lembra. Sistemas auxiliares. Suporte, e-mail marketing, CRM, cobrança. Arquivos. Documento enviado, foto, PDF, contrato no armazenamento. Registros e histórico. Logs que guardam e-mail ou identificador. Exportações. Planilha que alguém baixou, relatório enviado por e-mail. Backups. O que todo mundo esquece.

Se você nunca fez esse mapa, a primeira solicitação vai levar dias. Depois de feito, as próximas levam minutos. Por isso vale fazer o mapa antes de precisar, junto com o inventário de dados.

Passo 2: separa o que a lei obriga a manter

Antes de apagar qualquer coisa, decide o que fica.

A LGPD prevê hipóteses de conservação, e a mais comum é o cumprimento de obrigação legal ou regulatória. Registro fiscal e contábil costuma ter prazo próprio de guarda, e ele vale mesmo depois do pedido.

A regra prática: conserva o mínimo necessário pra cumprir a obrigação, apaga o resto.

Isso significa, muitas vezes, manter a nota fiscal e apagar o perfil, o histórico de navegação, as preferências e o conteúdo de atendimento. Não é tudo ou nada.

E os prazos de guarda variam por setor. Define uma vez com o jurídico e escreve numa tabela: que tipo de dado, quanto tempo, por qual norma. Depois disso, a operação segue a tabela sem precisar de parecer a cada pedido.

Passo 3: apaga de verdade o que pode ser apagado

Dois cuidados.

Apagar não é esconder. Marcar como inativo mantém o dado lá. Se o pedido é de eliminação, inativar não cumpre.

Cuidado com o efeito cascata. Em banco relacional, apagar um cliente pode arrastar pedidos e registros que você precisa manter. Vale o mesmo método de apagar código com segurança: entende o alcance antes de executar.

Se a alternativa for anonimizar em vez de apagar, ela precisa ser real. Tirar o nome e deixar CPF, e-mail ou uma combinação que identifique a pessoa não é anonimização; é falsa sensação de conformidade.

Passo 4: trata o backup pela retenção

Editar backup antigo é inviável tecnicamente e arriscado: você corrompe a cópia que existe justamente pra salvar você num desastre.

A prática aceita é outra:

Documenta a política de retenção dos backups, com prazo definido. Garante que aquele dado não volta pro uso comum se houver restauração. Deixa registrado que a eliminação se completa quando o backup expira.

Isso só funciona se os backups tiverem prazo de expiração. Backup eterno significa dado eterno, e aí a promessa de exclusão não se sustenta. Vale revisar isso junto com o teste de restauração, que é assunto de backup que você nunca restaurou.

Passo 5: registra o que foi feito

Guarda: quem pediu, quando, o que foi apagado, o que foi conservado, por qual motivo e quando aquilo expira.

Esse registro é a sua prova de que atendeu. Sem ele, você fez o trabalho e não consegue demonstrar, o que na prática é parecido com não ter feito.

O que preparar antes do próximo pedido

Três coisas, e todas são de uma vez só:

O mapa de onde o dado vive. A tabela de prazos de guarda por tipo de dado, definida com jurídico. O modelo de resposta ao titular.

Com as três, o pedido que levava dias passa a levar uma hora.

Este texto é orientação de operação, não parecer jurídico. A definição dos prazos e das hipóteses do seu setor é conversa com advogado, uma vez, pra valer sempre.

A decisão é sua.